Política de Privacidad

1. Responsable del tratamiento

2. Marco normativo

• Artículo 15 de la Constitución Política de Colombia — intimidad y habeas data.
• Ley Estatutaria 1581 de 2012 — régimen general de protección de datos personales.
• Decreto 1074 de 2015, Libro 2, Parte 2, Título 2, Capítulo 25 (que compiló el Decreto 1377 de 2013).
• Ley 1266 de 2008 — habeas data financiero, cuando resulte aplicable.
• Ley 1273 de 2009 — protección de la información y de los datos.
• Ley 527 de 1999 — mensajes de datos y comercio electrónico.
• Ley 2300 de 2023 — protección frente a contactos comerciales no deseados.
• Ley 1712 de 2014 — transparencia y acceso a la información pública, que fundamenta la consulta de las fuentes oficiales del Estado.
• Circular Externa 002 de 2024 de la SIC — lineamientos sobre el tratamiento de datos personales en sistemas de inteligencia artificial.
• Circulares, resoluciones y conceptos de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).
• Como marco orientador, y sin que de él se deriven obligaciones directas para los particulares, el documento CONPES 4144 de 2025 — Política Nacional de Inteligencia Artificial.

3. Ámbito de aplicación

Esta Política aplica a los datos personales tratados por la Compañía en el sitio público de VOES, en la aplicación privada de la plataforma, en los procesos de registro y suscripción, en los canales de soporte y en las comunicaciones comerciales asociadas al producto. El tratamiento de datos derivado del sitio corporativo www.pin.com.co se rige por la política publicada en ese portal, expedida por el mismo Responsable.

4. Definiciones

• Titular: persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
• Dato personal: información vinculada o asociable a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• Dato público: el que no es semiprivado, privado o sensible; entre otros, el contenido en registros públicos y documentos públicos no sometidos a reserva.
• Dato sensible: el que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación.
• Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales, como recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
• Responsable: quien decide sobre la base de datos y su tratamiento.
• Encargado: quien realiza el tratamiento por cuenta del Responsable.
• Transmisión: envío de datos a un Encargado, dentro o fuera de Colombia.
• Transferencia: envío de datos a un receptor que actúa como Responsable, dentro o fuera de Colombia.

5. Principios rectores

El tratamiento se sujeta a los principios del artículo 4 de la Ley 1581 de 2012: legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad.

6. Datos personales que tratamos

6.1. Datos de registro y de cuenta

Nombres y apellidos, tipo y número de documento de identidad, cargo dentro de la empresa, correo electrónico, teléfono móvil con indicativo de país, teléfono de la empresa con indicativo de país, nombre de la empresa, fotografía de perfil (opcional: solo si el Usuario decide cargarla) y credenciales de acceso (la contraseña se almacena cifrada y no es recuperable en texto claro).

6.2. Datos de la empresa cliente

Razón social, NIT, actividad económica, datos de contacto corporativos, usuarios habilitados, roles y permisos asignados.

6.3. Datos de suscripción y facturación

Plan contratado, vigencia, historial de suscripciones y de cambios de plan, estado de pago, datos de facturación e información exigida por la normativa tributaria y de facturación electrónica de la DIAN.

6.4. Datos de uso y auditoría

Registros de inicio y cierre de sesión, dirección IP, identificadores de dispositivo, navegador y sistema operativo, fecha y hora de las acciones, búsquedas y filtros aplicados, módulos consultados, exportaciones realizadas y eventos de auditoría asociados a la cuenta. Estos registros permiten operar la plataforma, controlar los límites del plan, detectar usos indebidos y atender obligaciones de seguridad.

6.5. Datos de soporte y comunicaciones

Contenido de los formularios de contacto, de las solicitudes de soporte, de las conversaciones con el asistente virtual y de las comunicaciones por correo electrónico o teléfono.

6.6. Datos de navegación del sitio público

Información recolectada mediante cookies y tecnologías equivalentes: páginas visitadas, tiempo de permanencia, origen del tráfico, eventos de interacción y métricas de rendimiento web.

6.7. Datos personales contenidos en fuentes públicas del Estado

VOES procesa información publicada por el Estado colombiano en los sistemas oficiales de información de la contratación pública, incluidos los planes anuales de adquisiciones. Esa información puede contener datos de naturaleza pública asociados a personas naturales, tales como nombres y datos de contacto de funcionarios, supervisores, ordenadores del gasto o contratistas.

De conformidad con el literal b) del artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, el tratamiento de datos de naturaleza pública no requiere autorización del Titular. Son datos de naturaleza pública, según el numeral 2 del artículo 3 del Decreto 1377 de 2013, los relativos a la calidad de servidor público y los contenidos en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales — que es exactamente el origen de la información que VOES procesa.

El dato público no pierde su protección por ser público. La Compañía lo trata con estricta sujeción a los principios de finalidad, calidad, circulación restringida y seguridad, y lo pone a disposición de sus clientes únicamente con fines de inteligencia de negocios y relacionamiento institucional legítimo.

Conforme al numeral IX de la Circular Externa 002 de 2024 de la Superintendencia de Industria y Comercio, la información meramente accesible en internet no es, por ese solo hecho, información de naturaleza pública. Por eso la Compañía limita su recolección a lo publicado oficialmente por las entidades del Estado, y no extrae datos personales de redes sociales, directorios ni sitios de terceros.

Si usted es una persona natural cuyos datos aparecen en la plataforma por provenir de estas fuentes, puede ejercer sus derechos escribiendo a contacto@pin.com.co. La Compañía atenderá su solicitud dentro de los quince (15) días hábiles previstos para los reclamos, y suprimirá o bloqueará el dato dentro de la plataforma cuando resulte procedente. La corrección o supresión definitiva en la fuente original debe solicitarse ante la entidad estatal que la publicó, por ser ella la responsable de esa publicación.

6.8. Datos sensibles y de menores de edad

VOES no solicita ni recolecta datos sensibles. La plataforma está dirigida exclusivamente a personas jurídicas y a personas naturales mayores de edad en ejercicio de una actividad empresarial o profesional; no se recolectan de manera consciente datos de niñas, niños o adolescentes.

La fotografía de perfil es opcional y solo se usa para que los usuarios de la empresa del Titular lo reconozcan visualmente dentro de la plataforma. No se somete a reconocimiento facial ni a identificación biométrica, y la Compañía no la usa para ninguna otra finalidad.

Los campos de texto libre y el asistente conversacional admiten cualquier contenido. Si un Usuario introduce en ellos datos sensibles propios o de terceros, o información confidencial de terceros, la Compañía procederá a su supresión una vez advertida la situación, sin que ello genere responsabilidad a su cargo. Se recomienda no introducir esa información en dichos campos.

7. Finalidades del tratamiento

• Crear, administrar, autenticar y dar de baja cuentas y usuarios.
• Mostrar la fotografía de perfil, cuando el Usuario la cargue, en su cuenta y ante los usuarios de su empresa dentro de la plataforma.
• Prestar, operar, mantener y mejorar las funcionalidades de la plataforma.
• Gestionar la suscripción: activación, vigencia, renovación, cambios de plan, periodo de gracia, suspensión y reactivación.
• Emitir facturas, gestionar cobros y cumplir obligaciones tributarias y contables.
• Enviar notificaciones operativas y transaccionales sobre la cuenta, la suscripción, la seguridad y los cambios del servicio.
• Brindar soporte técnico y atender peticiones, quejas, reclamos y sugerencias.
• Controlar los límites de uso del plan contratado y prevenir el uso compartido indebido de credenciales.
• Detectar, prevenir e investigar fraudes, abusos e incidentes de seguridad.
• Elaborar estadísticas agregadas y anonimizadas sobre el uso del producto, para su mejora y para la evaluación de los modelos de inteligencia artificial.
• Enviar comunicaciones comerciales, boletines, invitaciones a eventos y capacitaciones sobre productos y servicios de la Compañía, cuando el Titular lo haya autorizado.
• Realizar encuestas de satisfacción y estudios de mercado.
• Cumplir obligaciones legales y atender requerimientos de autoridades competentes.
• Conservar la información como prueba de la relación contractual durante los términos legales.

La Compañía no vende, arrienda ni comercializa los datos personales de sus Titulares.

8. Analítica, elaboración de perfiles y decisiones automatizadas

La Compañía utiliza herramientas de analítica, modelos estadísticos, algoritmos y tecnologías automatizadas para procesar la información recopilada a través de la plataforma y del sitio público de VOES. Este tratamiento se rige por los parámetros que se describen a continuación.

8.1. Finalidad de la analítica

El procesamiento automatizado de datos tiene por objeto optimizar la experiencia de usuario, personalizar la entrega de contenidos y resultados, generar métricas de rendimiento y de uso de la plataforma, y detectar patrones de navegación y de consulta con fines de mejora continua del producto. Los modelos de inteligencia artificial de VOES se aplican sobre información de fuentes públicas del Estado y sobre datos de uso agregados, y producen estimaciones, clasificaciones, priorizaciones y resúmenes que se presentan como apoyo a la decisión del Cliente.

8.2. Elaboración de perfiles

Cuando la plataforma genere perfiles basados en hábitos de navegación o en preferencias de uso, estos se emplearán exclusivamente con fines estadísticos, de usabilidad y para sugerir funcionalidades y contenidos dentro del ecosistema de VOES. Los perfiles que la plataforma construye sobre procesos de contratación se refieren al comportamiento de compra de entidades estatales y no a la evaluación de características personales de individuos.

8.3. Lógica del tratamiento, datos que alimentan los modelos y sesgos

Los modelos operan en dos pasos: primero normalizan y clasifican la información publicada por las entidades del Estado —objeto del proceso, entidad, valores, plazos, modalidad de selección y resultados—; después comparan ese histórico con el perfil de la empresa cliente para estimar afinidad y prioridad. Las categorías de datos que alimentan los modelos son: información de procesos de contratación de fuentes oficiales, datos de la empresa cliente que ella misma registra, y datos de uso agregados de la plataforma.

La Compañía reconoce que la información histórica puede contener sesgos, y por ello: presenta los resultados como estimaciones y no como decisiones; conserva la trazabilidad de la fuente oficial de cada dato para que el Cliente pueda contrastarlo; revisa periódicamente la calidad de las salidas; y mantiene un canal de reporte de resultados incorrectos o sesgados en contacto@pin.com.co. Estas medidas hacen parte del sistema de administración de riesgos previsto en la Circular Externa 002 de 2024 de la SIC.

8.4. Ausencia de decisiones automatizadas con efectos jurídicos

A la fecha de expedición de la presente Política, la Compañía no adopta decisiones basadas únicamente en tratamientos automatizados que produzcan efectos jurídicos sobre los Titulares o que los afecten de manera significativa. Las salidas de los modelos son insumos de análisis que requieren la validación y la decisión humana del Cliente.

8.5. Derecho de intervención y revisión humana

En el evento en que la Compañía llegue a adoptar decisiones basadas total o parcialmente en tratamientos automatizados que generen efectos jurídicos para el Titular o que afecten de manera significativa sus derechos o la prestación del servicio, el Titular tendrá derecho a solicitar la intervención y la revisión humana de dicha decisión, a expresar su punto de vista y a impugnar la determinación adoptada, a través de los canales de atención señalados en el numeral 12.1 de esta Política. La Compañía atenderá estas solicitudes en los términos previstos para los reclamos en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012.

9. Autorización

La autorización se obtiene de manera previa, expresa e informada, mediante la aceptación de casillas específicas durante el registro en la plataforma y en los formularios del sitio, la suscripción de documentos contractuales o la aceptación por correo electrónico.

Conforme al artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, no se requiere autorización cuando se trate de: información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial; datos de naturaleza pública; casos de urgencia médica o sanitaria; tratamiento autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos; y datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

9.1. Prueba de la autorización

La Compañía conserva prueba de cada autorización otorgada. Cuando se obtiene a través de un formulario del sitio, el registro deja constancia de la marca de aceptación, la versión de esta Política vigente en ese momento, la fecha y hora —tanto la del navegador del Titular como la del servidor— y la dirección IP desde la que se envió. Cuando se obtiene por documento contractual o correo electrónico, se conserva el documento o el mensaje.

Estos registros se guardan mientras dure el tratamiento y por cinco (5) años más, con acceso restringido al personal autorizado, y se ponen a disposición de la Superintendencia de Industria y Comercio cuando esta lo requiera, en cumplimiento del principio de responsabilidad demostrada.

10. Derechos del Titular

Conforme al artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, usted tiene derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo cuando la ley no la exija.
• Ser informado, previa solicitud, sobre el uso dado a sus datos personales.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la normativa.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato, cuando no exista un deber legal o contractual que lo impida.
• Acceder de forma gratuita a sus datos personales objeto de tratamiento.

Buena parte de estos derechos puede ejercerse directamente desde la plataforma, en el módulo de configuración de la cuenta, donde el Usuario puede consultar y actualizar sus datos.

Adicionalmente, y aunque la Ley 1581 de 2012 no consagra un derecho de portabilidad, la Compañía ofrece como facilidad contractual la exportación de la información asociada a la cuenta en un formato de uso común, dentro del plazo previsto en el numeral 17.

11. Deberes de la Compañía

La Compañía asume los deberes del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012: garantizar al Titular el ejercicio pleno de sus derechos; conservar la información bajo condiciones de seguridad; actualizar y rectificar la información dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su recepción; tramitar consultas y reclamos en los términos legales; informar a la SIC las violaciones a los códigos de seguridad; y cumplir las instrucciones que imparta la autoridad de protección de datos.

12. Procedimiento para consultas y reclamos

12.1. Canales de atención

• Correo electrónico: contacto@pin.com.co
• Teléfono: (+57) 305 473 3942
• Correspondencia física: Calle 167 No. 73 A – 51, Interior 7, Casa 21, Bogotá D.C.
• Formulario de contacto del sitio público de VOES.

12.2. Consultas (artículo 14, Ley 1581 de 2012)

Se atienden en un término máximo de diez (10) días hábiles contados desde su recepción. Cuando no sea posible atenderlas dentro de dicho término, se informará al interesado el motivo de la demora y la fecha en que se atenderá, la cual no superará los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

12.3. Reclamos (artículo 15, Ley 1581 de 2012)

El reclamo debe contener la identificación del Titular, la descripción de los hechos, la dirección de notificación y los documentos que se quieran hacer valer. Si está incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes para que subsane; transcurridos dos (2) meses sin respuesta, se entenderá que ha desistido.

Recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos la leyenda «reclamo en trámite» y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. El reclamo se atenderá en un término máximo de quince (15) días hábiles, prorrogable hasta por ocho (8) días hábiles adicionales, informando al interesado los motivos de la demora y la nueva fecha de respuesta.

12.4. Requisito de procedibilidad

Conforme al artículo 16 de la Ley 1581 de 2012, el Titular solo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante la Compañía.

13. Revocatoria de la autorización y supresión

El Titular puede revocar la autorización y solicitar la supresión de sus datos en cualquier momento, siempre que no exista un deber legal o contractual que imponga su conservación. La revocatoria puede ser total o parcial; por ejemplo, es posible dejar de recibir comunicaciones comerciales conservando la cuenta activa, mediante el enlace de cancelación incluido en cada envío o desde la configuración de notificaciones de la plataforma.

La supresión de datos indispensables para la operación de la cuenta implica la terminación del acceso al servicio. Las notificaciones estrictamente operativas y de seguridad asociadas a una cuenta activa no pueden desactivarse mientras la cuenta exista.

La fotografía de perfil puede eliminarse en cualquier momento desde Configuraciones › Cuenta, con el botón «Eliminar foto». Al eliminarla, o al reemplazarla por otra, el archivo se borra del almacenamiento; la red de distribución de contenidos puede seguir sirviendo la copia anterior hasta veinticuatro (24) horas, y quien ya la haya visto puede conservarla en la memoria caché de su navegador. La fotografía también se borra cuando se elimina el usuario.

14. Encargados, transmisión y transferencia internacional

Para operar VOES, la Compañía se apoya en proveedores tecnológicos que actúan como Encargados del tratamiento, entre ellos:

• Amazon Web Services (AWS): infraestructura de nube, cómputo, almacenamiento, envío de correo transaccional y registro de eventos.
• Google LLC: analítica de audiencia (Google Analytics), protección antifraude (reCAPTCHA) en el sitio público y medición de campañas de Google Ads (véase el numeral 16).
• Meta Platforms, Inc. y Meta Platforms Ireland Limited: entrega de avisos por WhatsApp, solo para quien activa ese canal (véase el numeral 21), y medición de campañas en Facebook e Instagram (véase el numeral 16).
• LinkedIn Ireland Unlimited Company: medición de campañas en LinkedIn (véase el numeral 16).
• TikTok Technology Limited: medición de campañas en TikTok, cuando la Compañía las active (véase el numeral 16).
• Proveedores de correo transaccional y de marketing para notificaciones, alertas y boletines.
• Proveedores de pasarelas de pago y de facturación electrónica habilitados, cuando el pago en línea se encuentre disponible. En ese caso, los datos de los medios de pago son capturados y custodiados directamente por la pasarela y no son almacenados por la Compañía.
• Servicios de inteligencia artificial de Amazon Web Services: los modelos que sustentan la analítica de la plataforma y el asistente conversacional se ejecutan dentro de la infraestructura de este mismo proveedor, bajo condiciones que excluyen el uso de la información para el entrenamiento de modelos.

Algunos de estos proveedores procesan información en servidores ubicados fuera de Colombia, principalmente en los Estados Unidos de América. Al aceptar esta Política, el Titular autoriza expresamente dichas transmisiones y transferencias internacionales, las cuales se realizan con sujeción al artículo 26 de la Ley 1581 de 2012 y a las instrucciones de la Superintendencia de Industria y Comercio, y están amparadas por contratos de transmisión de datos personales que imponen a los Encargados obligaciones de seguridad y confidencialidad equivalentes a las de la ley colombiana.

La Compañía podrá comunicar datos a autoridades administrativas y judiciales cuando medie requerimiento legal, y a asesores y auditores sujetos a deberes de confidencialidad.

15. Medidas de seguridad

La Compañía adopta medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger la información, entre ellas: cifrado de las comunicaciones mediante HTTPS/TLS, almacenamiento de contraseñas mediante funciones de derivación criptográfica, autenticación por tokens y control de expiración de sesiones, control de acceso basado en roles y permisos, límites de sesiones concurrentes, limitación de tasa de peticiones, registros de auditoría, copias de respaldo, monitoreo de infraestructura, segregación de ambientes y acuerdos de confidencialidad con personal y proveedores.

La fotografía de perfil se procesa antes de guardarla: se recorta a un formato estándar y se le retiran los metadatos que traiga el archivo, incluida la ubicación. Se publica en una dirección aleatoria, que no puede deducirse de la identidad del usuario. Cualquier persona que tenga esa dirección puede ver la imagen sin iniciar sesión; la plataforma solo la muestra al propio Usuario y a los usuarios de su empresa.

Ningún sistema es completamente infalible. Ante una violación de los códigos de seguridad que comprometa datos personales, la Compañía activará su procedimiento interno de gestión de incidentes, adoptará las medidas correctivas necesarias e informará del incidente a la Superintendencia de Industria y Comercio por el canal que dicha entidad tenga habilitado para el efecto, dentro del término que la normativa establezca. Cuando el incidente represente un riesgo para los derechos de los Titulares afectados, la Compañía se los comunicará de forma directa —al correo registrado o por vía telefónica— describiendo la naturaleza del incidente, los datos comprometidos, las medidas adoptadas y las recomendaciones aplicables. El Titular puede reportar un incidente que advierta escribiendo a contacto@pin.com.co o llamando al (+57) 305 473 3942.

16. Cookies y tecnologías similares

16.1. Cómo se obtiene su autorización

Al ingresar al sitio se activan, además de las necesarias, las cookies analíticas y de publicidad descritas en este numeral, y se muestra un aviso que lo informa. Continuar navegando después de ese aviso es una conducta inequívoca con la que usted autoriza su uso, en los términos del artículo 2.2.2.25.2.4 del Decreto 1074 de 2015.

Usted puede desactivar las cookies analíticas, las de publicidad o ambas en cualquier momento desde Configurar en el aviso o desde el enlace Preferencias de cookies del pie de página. Desactivarlas no limita el uso del sitio ni de la plataforma; al hacerlo, las cookies de esa categoría ya instaladas se eliminan y dejan de usarse.

Las cookies necesarias no se someten a autorización porque sin ellas el servicio no funciona ni puede protegerse del uso fraudulento.

16.2. Cookies que utilizamos

16.3. Si desactiva la analítica o la publicidad

Si usted desactiva las cookies analíticas, la etiqueta de Google pasa a modo de consentimiento denegado: no instala cookies ni guarda identificadores, y envía únicamente señales de la visita que Google usa para estimar la medición de forma agregada. Si desactiva las de publicidad, no se carga ninguna etiqueta de las redes publicitarias.

16.4. Envío desde el servidor

Mientras las cookies de publicidad estén activas, al enviar el formulario de contacto o al registrarse, Grupo Prospecta Inteligente S.A.S. envía a cada red publicitaria con la que mide sus campañas su correo y su teléfono cifrados con una función irreversible (SHA-256), la dirección IP, el navegador y un identificador del evento, con el único fin de atribuir la conversión a la campaña sin contarla dos veces. Estas redes tratan los datos fuera de Colombia, con las garantías del artículo 26 de la Ley 1581 de 2012.

El Usuario puede además configurar su navegador para aceptar, rechazar o eliminar cookies. Deshabilitar las cookies necesarias impide iniciar sesión y utilizar la plataforma. Para conocer el tratamiento que realizan estos terceros, consulte sus propias políticas de privacidad.

17. Conservación de la información

Los datos se conservan mientras la cuenta permanezca activa y, terminada la relación, durante los términos exigidos por la normativa comercial, contable, tributaria y probatoria aplicable. Los soportes de la relación contractual se conservan por un término mínimo de diez (10) años, conforme al artículo 28 de la Ley 962 de 2005 y al artículo 60 del Código de Comercio.

Terminada la suscripción, el Cliente dispone de treinta (30) días calendario para solicitar la exportación de la información asociada a su cuenta. Vencidos los términos y agotadas las finalidades, la información será suprimida o anonimizada de forma segura.

Dentro de ese marco, los plazos por categoría de dato son los siguientes:

18. Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD)

18.1. Marco aplicable

De conformidad con la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y las modificaciones introducidas por el Decreto 090 de 2018, ambos compilados en el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, la obligación de inscribir las bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD), administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio, recae sobre las sociedades y entidades sin ánimo de lucro de naturaleza privada cuyos activos totales superen las cien mil (100.000) Unidades de Valor Tributario (UVT), y sobre las personas jurídicas de naturaleza pública.

18.2. Condición actual de la Compañía

A la fecha de expedición de la presente Política, GRUPO PROSPECTA INTELIGENTE S.A.S. es una sociedad de naturaleza privada cuyos activos totales son inferiores al umbral legal señalado, razón por la cual no se encuentra obligada a inscribir sus bases de datos en el aplicativo del RNBD ante la autoridad de control.

18.3. Compromiso y actualización

Lo anterior no exime a la Compañía del cumplimiento sustantivo del régimen de protección de datos personales, del mantenimiento de sus políticas y manuales internos, de la observancia del principio de responsabilidad demostrada (accountability) ni de la custodia debida de la información. Si en ejercicios fiscales posteriores los activos totales de la sociedad alcanzaren o superaren el límite fijado por la ley, la Compañía adelantará el trámite de inscripción y el cargue de sus bases de datos dentro de los términos y condiciones que la Superintendencia de Industria y Comercio establezca para el efecto.

19. Modificaciones a esta Política

La Compañía puede modificar esta Política en cualquier momento. Los cambios sustanciales relacionados con la identificación del Responsable o con las finalidades del tratamiento se comunicarán al Titular antes de su implementación, por el correo registrado o mediante aviso destacado en la plataforma. La versión vigente será siempre la publicada en esta página, identificada con su número de versión y fecha.

20. Autoridad de control

La autoridad competente para la protección de datos personales en Colombia es la Superintendencia de Industria y Comercio — Delegatura para la Protección de Datos Personales, ante la cual el Titular puede presentar quejas una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante la Compañía.

21. Notificaciones por WhatsApp

VOES ofrece, de forma opcional, recibir avisos en WhatsApp. Este canal es adicional a la plataforma y al correo, y solo se activa si el Usuario lo decide.

21.1. Qué enviamos

Únicamente avisos de utilidad sobre la cuenta: el estado y los vencimientos de la suscripción, los hitos de los procesos y las oportunidades que la empresa sigue, y lo relacionado con el RUP y sus informes. No enviamos publicidad ni mensajes promocionales por este canal.

21.2. Cómo se activa

El canal solo se activa para quien lo solicita desde Configuraciones › Notificaciones: la plataforma muestra un código y el Usuario lo envía, por WhatsApp y desde su propio número, a la línea de VOES. Con ese mensaje, el Usuario acepta de manera expresa recibir los avisos en ese número. Sin ese mensaje no se envía nada.

21.3. Cómo darse de baja

El Usuario puede desactivar el canal en cualquier momento desde Configuraciones › Notificaciones o respondiendo BAJA a cualquiera de los mensajes. La baja se aplica de inmediato y no afecta los avisos de la plataforma ni del correo.

21.4. Datos que viajan a Meta Platforms, Inc.

Los mensajes se entregan mediante la API de WhatsApp Business de Meta Platforms, Inc., que actúa como Encargado del tratamiento. Para entregarlos se le transmiten el número de celular del Usuario, su nombre, el contenido del aviso y los estados de entrega (enviado, entregado y leído). Meta puede procesar esta información en servidores ubicados fuera de Colombia, bajo lo descrito en el numeral 14 de esta Política.

21.5. Base legal

El tratamiento se funda en la autorización del Titular (consentimiento previo, expreso e informado), conforme a la Ley 1581 de 2012 y al Decreto 1377 de 2013, y puede revocarse en cualquier momento.

22. Contacto

• Correo electrónico: contacto@pin.com.co
• Teléfono / WhatsApp: (+57) 305 473 3942 — atendido por una persona del equipo de soporte, no por un sistema automatizado. Las conversaciones que se sostengan por esta vía se tratan con las mismas finalidades y garantías descritas en esta Política.
• Dirección: Calle 167 No. 73 A – 51, Interior 7, Casa 21, Bogotá D.C., Colombia
• Horario de atención: lunes a viernes, 8:00 a. m. a 6:00 p. m. (hora de Colombia, UTC-5)