# Cómo elegir un software de licitaciones en Colombia > Criterios para elegir un software de licitaciones: anticipación, recomendaciones explicadas, avisos, lectura del RUP y equipo. Habla con nosotros hoy. URL: https://www.voes.com.co/guias/como-elegir-software-de-licitaciones Guía # Cómo elegir un software de licitaciones en Colombia Un software de licitaciones es una herramienta que ayuda a las empresas a encontrar, seguir y preparar procesos de contratación pública; para elegirlo, compara cuánto te anticipa, qué tan bien explica sus recomendaciones, cómo te avisa, si lee tu RUP y si acompaña a tu equipo. Agenda una demostración Antes de comparar Criterios para elegir Qué preguntarle a… Señales de alerta Dónde encaja VOES Preguntas frecuentes Actualizada el 31 de octubre de 2026 · Por [Ricardo Fonseca Pardo](https://www.voes.com.co/autores/ricardo-fonseca-pardo) · 5 min de lectura Un software de licitaciones es una herramienta que ayuda a las empresas a encontrar, seguir y preparar procesos de contratación pública; para elegirlo, compara cuánto te anticipa, qué tan bien explica sus recomendaciones, cómo te avisa, si lee tu RUP y si acompaña a tu equipo. Esta guía te da los criterios y las preguntas para decidir con calma. ## Antes de comparar: qué necesitas resolver No todas las empresas buscan lo mismo. Antes de ver demostraciones, responde tres preguntas: - **¿Dónde se te van las oportunidades?** ¿No te enteras a tiempo, te enteras pero no alcanzas a preparar, o te presentas a procesos que no eran para ti? - **¿Quién trabaja en las licitaciones?** Una persona sola, un área comercial o varios equipos. - **¿Qué tan claro tienes tu RUP?** Si no sabes con precisión a qué procesos puedes aspirar, necesitas algo más que un buscador. Con eso claro, usa estos criterios. ## Criterios para elegir ### 1. Anticipación desde los planes de compra Las entidades publican cada año su [plan anual de adquisiciones](https://www.voes.com.co/guias/que-es-el-plan-anual-de-adquisiciones) con lo que esperan comprar. Una herramienta que solo te muestra procesos ya abiertos te deja con los plazos encima. Busca una que te muestre las compras planeadas que encajan con tus códigos [UNSPSC](https://www.voes.com.co/glosario#unspsc), con su mes estimado y su modalidad, y que te avise cuando esa compra sale a proceso. ### 2. Recomendaciones explicadas Una lista larga de resultados no es una recomendación. Pide que la herramienta te diga **qué tan afín** es cada proceso a tu empresa y, sobre todo, **por qué**. Si no puedes entender la razón de una recomendación, tampoco puedes confiar en ella ni corregir tu perfil. ### 3. Avisos donde de verdad trabajas Un cierre que se te pasa es una oportunidad perdida. Revisa: - Si avisa de **fechas clave** del [cronograma](https://www.voes.com.co/glosario#cronograma) y de **cambios**, como las [adendas](https://www.voes.com.co/glosario#adenda). - Por qué canales: dentro de la plataforma, por correo y por WhatsApp. - Si los avisos llegan a tiempo para actuar, y no cuando el plazo ya está encima. ### 4. Lectura del RUP y matriz de madurez Tu [RUP](https://www.voes.com.co/guias/rup-registro-unico-de-proponentes) dice a qué puedes aspirar. Una buena herramienta lo lee y te muestra tu capacidad financiera y organizacional, tu experiencia y los códigos en los que más has acreditado. Una matriz de madurez te ayuda a ver en qué punto está tu empresa para contratar con el Estado y qué conviene fortalecer. Que puedas descargarlo en un informe en PDF facilita compartirlo con socios o con tu contador. ### 5. Trabajo en equipo Licitar rara vez es tarea de una sola persona. Mira si puedes: - Guardar procesos en **listas personales y de empresa**. - **Enviar** un proceso a un compañero con contexto. - Ver el **próximo hito** de cada proceso que siguen. ### 6. Ficha completa de cada proceso Saltar entre pestañas para reunir cronograma, documentos y adendas cuesta tiempo y produce errores. Prefiere herramientas que reúnan todo en una sola ficha, con filtros que te dejen concentrarte en lo que te sirve. ### 7. Acompañamiento experto La herramienta te da información; la decisión de presentarte o no, y cómo hacerlo, requiere criterio. Pregunta si hay personas expertas en contratación pública que te acompañen, y no solo soporte técnico. ## Qué preguntarle a cualquier proveedor Pregunta Por qué importa Qué respuesta buscar ¿Me muestran compras de los planes antes de que salgan a proceso? Te da tiempo para prepararte Sí, por código UNSPSC, con mes estimado y modalidad ¿Cómo deciden qué procesos me recomiendan? Sin explicación no puedes confiar Una afinidad clara y el porqué de cada recomendación ¿Por qué canales avisan y de qué? Los avisos tardíos no sirven Fechas clave y cambios por plataforma, correo y WhatsApp ¿Leen mi RUP? Define a qué puedes aspirar Capacidad, experiencia, códigos más acreditados y un informe ¿Cómo trabaja mi equipo dentro de la herramienta? Evita duplicar esfuerzos Listas compartidas, envío a compañeros, próximo hito ¿Qué veo en la ficha de un proceso? Ahorra tiempo y errores Cronograma, documentos y adendas juntos ¿Hay personas expertas que me acompañen? La información sola no decide Acompañamiento en contratación pública, no solo soporte técnico ¿Qué me prometen sobre resultados? Nadie puede prometer adjudicaciones Una respuesta honesta: ayudan a prepararte, la decisión es de la entidad ## Señales de alerta - **Promesas de resultados.** Nadie puede asegurarte que vas a ganar contratos; las adjudica cada entidad según el pliego. - **Recomendaciones sin explicación.** Si la herramienta no te dice por qué, no puedes evaluar si acierta. - **Solo procesos abiertos.** Sin anticipación, siempre irás con el tiempo justo. - **Avisos tardíos.** Si te enteras del cambio cuando ya cerró el plazo, el aviso no sirve. ## Dónde encaja VOES VOES reúne en un solo lugar lo que esta guía propone revisar: - **Anticipa:** te muestra las compras de los planes que encajan con tus códigos UNSPSC, con mes estimado y modalidad, y te avisa cuando salen a proceso. - **Encuentra:** te recomienda procesos con una afinidad sobre 100 y su porqué, con filtros y una ficha con cronograma, documentos y adendas. - **Sigue:** listas personales y de empresa, envío a un compañero y próximo hito. - **Avisa:** fechas clave y cambios por plataforma, correo y WhatsApp. - **Lee tu RUP:** capacidad, experiencia, códigos más acreditados, matriz de madurez e informe en PDF. - **Acompaña:** el equipo experto de Prospecta Inteligente trabaja contigo. Si quieres conocer el detalle, mira [qué hace VOES](https://www.voes.com.co/que-hace-voes). ## Preguntas frecuentes ### ¿Un buscador de procesos es lo mismo que un software de licitaciones? No del todo. Un buscador te ayuda a encontrar procesos abiertos. Un software de licitaciones completo debería además anticiparte, explicarte por qué un proceso encaja contigo, avisarte, leer tu RUP y facilitar el trabajo en equipo. Si quieres comparar tipos de herramienta, revisa las [alternativas para licitar con el Estado](https://www.voes.com.co/alternativas). ### ¿Necesito un software si solo me presento a mínima cuantía? Puede ayudarte mucho, porque las invitaciones de [mínima cuantía](https://www.voes.com.co/guias/minima-cuantia) cierran rápido y los avisos marcan la diferencia. Evalúa cuántas oportunidades se te pasan hoy. ### ¿Qué debo preparar para una demostración? Tu RUP, la lista de códigos UNSPSC que te interesan y dos o tres procesos recientes en los que participaste o quisiste participar. Así ves la herramienta con tu caso y no con un ejemplo genérico. ### ¿Cómo empiezo con VOES? Cuéntanos cómo trabaja hoy tu empresa y qué tipo de procesos buscas, y te mostramos VOES con tu propio caso, de la mano del equipo de Prospecta Inteligente. [Habla con nosotros](https://www.voes.com.co/#contact). ## Aplícalo con datos reales - [Licitaciones en Colombia por departamento, sector y modalidad](https://www.voes.com.co/licitaciones) - [Qué hace VOES](https://www.voes.com.co/que-hace-voes) - [Tipos de herramientas para licitar](https://www.voes.com.co/alternativas) Empieza hoy ## Mira lo que encaja con tu empresa hoy Crea tu cuenta, dinos qué vendes y VOES arma tu primera lista con los procesos y las compras planeadas de tu sector. Agenda una demostración - Recorridos guiados - Acompañamiento en Colombia voes.com.co/dashboard/oportunidades Ya es proceso La compra que seguías ya salió a proceso Sigue explorando Cómo licitar con el Estado en Colombia, paso a paso Guía Mínima cuantía: cómo funciona y cómo participar Guía Glosario de contratación pública Los términos, en palabras simples