# Glosario de contratación pública en Colombia > Los 40 términos de la contratación pública en Colombia explicados en lenguaje claro: RUP, pliego, adenda, UNSPSC, CDP y más. Consulta el glosario de VOES. URL: https://www.voes.com.co/glosario Glosario # Glosario de contratación pública en Colombia Este glosario reúne y define en lenguaje claro los 40 términos más usados en la contratación pública colombiana, desde el plan anual de adquisiciones hasta la liquidación del contrato, para que cualquier empresa entienda los procesos del Estado. Agenda una demostración - A - C - D - E - G - I - L - M - O - P - R - S - U Por [Ricardo Fonseca Pardo](https://www.voes.com.co/autores/ricardo-fonseca-pardo) Este glosario reúne y define en lenguaje claro los 40 términos más usados en la contratación pública colombiana, desde el plan anual de adquisiciones hasta la liquidación del contrato, para que cualquier empresa entienda los procesos del Estado. Las definiciones son orientativas: los detalles de cada proceso dependen de la norma vigente y del pliego, así que revisa siempre el pliego de cada proceso. Si quieres ir más allá, lee la guía de [cómo licitar con el Estado](https://www.voes.com.co/guias/como-licitar-con-el-estado) o mira [qué hace VOES](https://www.voes.com.co/que-hace-voes) para anticipar, encontrar y seguir procesos. ## Acta de cierre Documento en el que la entidad deja constancia de las ofertas recibidas cuando vence el plazo para presentarlas. Suele indicar quiénes se presentaron, la fecha y hora de cada oferta y, en algunos procesos, datos básicos como el valor ofertado. Después del cierre no se reciben más ofertas ni se pueden mejorar las presentadas. Revisar el acta te permite saber con quién compites y confirmar que tu oferta quedó registrada correctamente. ## Acuerdo marco de precios Instrumento de agregación de demanda en el que se seleccionan uno o varios proveedores con precios y condiciones fijos para un bien o servicio, durante un periodo. Las entidades compran luego a esos proveedores mediante órdenes de compra, sin hacer un proceso completo cada vez. Las entidades de la rama ejecutiva del orden nacional deben usarlo cuando existe uno vigente para lo que necesitan. Para venderle al Estado por esta vía, tu empresa debe ser seleccionada como proveedora del acuerdo. Más: [Guía de modalidades](https://www.voes.com.co/guias/modalidades-de-contratacion) ## Adenda Documento con el que la entidad modifica el pliego de condiciones después de publicado el pliego definitivo. Puede cambiar fechas del cronograma, requisitos, formatos o especificaciones técnicas. Las adendas hacen parte del pliego y son obligatorias para todos los proponentes, así que una oferta preparada sin tenerlas en cuenta puede ser rechazada. La norma fija límites sobre cuándo se pueden expedir antes del cierre; revisa siempre el pliego y todas sus adendas antes de presentar tu oferta. ## Adjudicación Decisión con la que la entidad escoge al proponente que presentó la oferta más favorable según las reglas del pliego. Se hace mediante un acto administrativo y, en la licitación pública, en audiencia pública. La adjudicación es irrevocable en principio y obliga tanto a la entidad como al adjudicatario a firmar el contrato, salvo las excepciones de la ley. Si el adjudicatario no firma sin justa causa, la entidad puede hacer efectiva la garantía de seriedad y adjudicar al siguiente en el orden. ## Audiencia de riesgos Audiencia pública que se celebra en la licitación pública para revisar la tipificación, estimación y asignación de los riesgos previsibles del contrato. En ella los interesados pueden hacer preguntas y observaciones sobre la matriz de riesgos y, por lo general, sobre el contenido del pliego. Es una oportunidad para entender qué riesgos asumirías si ganas y para pedir ajustes cuando una asignación no es razonable. Lo que se discute queda en un acta y puede dar lugar a adendas. ## Capacidad residual Capacidad que le queda a un proponente para asumir nuevos contratos de obra pública, teniendo en cuenta los contratos que ya está ejecutando. Las entidades la verifican en los procesos de obra para evitar que una empresa se comprometa por encima de lo que puede cumplir. Se calcula con la metodología que señala la norma y el pliego, a partir de factores como la experiencia, la capacidad financiera, la capacidad técnica y los contratos en curso. No aparece como un dato directo del RUP. Más: [Guía del RUP](https://www.voes.com.co/guias/rup-registro-unico-de-proponentes) ## CDP Certificado de disponibilidad presupuestal. Lo expide el área de presupuesto de la entidad para confirmar que existe dinero disponible y libre de compromisos para respaldar una contratación. Sin CDP, la entidad no puede abrir el proceso. Su valor marca, en la práctica, el techo del presupuesto oficial del proceso. Cuando el contrato se firma, el CDP da paso al registro presupuestal, que compromete esos recursos de forma definitiva. Revisar el CDP te ayuda a entender el tamaño real de la oportunidad. ## Consorcio Forma de asociación en la que dos o más personas presentan una oferta conjunta para un mismo proceso, sin crear una nueva persona jurídica. Según la [Ley 80 de 1993](http://www.secretariasenado.gov.co/senado/basedoc/ley_0080_1993.html), los integrantes de un consorcio responden solidariamente por todas las obligaciones de la oferta y del contrato, y las sanciones por incumplimiento afectan a todos por igual. Es útil para sumar experiencia y capacidad. Antes de firmarlo, define el porcentaje de participación, el aporte de cada integrante y quién será el representante. ## Contrato estatal Acto jurídico que genera obligaciones y que celebra una entidad estatal con un particular o con otra entidad, para adquirir bienes, obras o servicios. La [Ley 80 de 1993](http://www.secretariasenado.gov.co/senado/basedoc/ley_0080_1993.html) enumera tipos como el contrato de obra, el de consultoría, el de prestación de servicios, el de suministro y el de concesión. El contrato se perfecciona por escrito y requiere, para su ejecución, el registro presupuestal y la aprobación de las garantías que exija la entidad. En mínima cuantía, la aceptación de la oferta hace las veces de contrato. ## Convocatoria limitada a mipymes Proceso de contratación en el que solo pueden participar micro, pequeñas y medianas empresas colombianas que cumplan los requisitos de la norma. La [Ley 2069 de 2020](http://www.secretariasenado.gov.co/senado/basedoc/ley_2069_2020.html) y el [Decreto 1860 de 2021](https://www.funcionpublica.gov.co/eva/gestornormativo/norma.php?i=175187) regulan cuándo procede, por ejemplo según el valor del proceso frente a los umbrales de los acuerdos comerciales y las solicitudes de mipymes interesadas. La entidad lo anuncia en el aviso de convocatoria. Si tu empresa es mipyme, revisa siempre las condiciones de cada proceso y prepara cómo acreditar tu tamaño empresarial. Más: [Guía de mínima cuantía](https://www.voes.com.co/guias/minima-cuantia) ## Cronograma Calendario del proceso de contratación que fija las fechas y horas de cada etapa: publicación del proyecto de pliego, plazo de observaciones, apertura, audiencias, plazo para expedir adendas, cierre, publicación del informe de evaluación, adjudicación y firma del contrato. Es parte del pliego y la entidad solo puede cambiarlo por adenda. Las horas del cronograma son exactas: una oferta que llega un minuto tarde no se recibe. Seguir el cronograma y sus cambios es la base de cualquier preparación ordenada. ## Declaratoria de desierta Decisión con la que la entidad termina un proceso sin adjudicarlo, porque no se presentaron ofertas, ninguna cumplió los requisitos del pliego o existen motivos que impiden la selección objetiva. Se hace mediante un acto administrativo motivado, que los proponentes pueden conocer y controvertir según la ley. Cuando una licitación pública se declara desierta, la entidad puede volver a adelantar la contratación por selección abreviada. Leer las razones de una declaratoria te ayuda a preparar mejor el siguiente intento. ## Entidad estatal Organismo público, o con participación pública, que contrata bienes, obras o servicios con recursos del Estado. La [Ley 80 de 1993](http://www.secretariasenado.gov.co/senado/basedoc/ley_0080_1993.html) incluye, entre otras, a la Nación, los departamentos, los municipios, los establecimientos públicos, las empresas industriales y comerciales del Estado y las sociedades de economía mixta en las condiciones de la ley. Algunas entidades contratan con el estatuto general y otras con un régimen especial. Saber qué tipo de entidad es te dice qué reglas aplicarán a sus procesos. Más: [Qué compran las entidades](https://www.voes.com.co/licitaciones) ## Estudios previos Documentos que la entidad prepara antes de abrir un proceso para justificar la contratación. Incluyen la necesidad que se quiere satisfacer, el objeto, las especificaciones técnicas, la modalidad de selección y su justificación, el valor estimado y cómo se calculó, los criterios para escoger la oferta, el análisis de riesgos y las garantías que se exigirán. Se publican con el proyecto de pliego. Leerlos con cuidado te da contexto que el pliego a veces no detalla, como el origen del presupuesto. ## Evaluación Etapa en la que el comité evaluador de la entidad revisa las ofertas recibidas. Primero verifica los requisitos habilitantes, que se califican como cumple o no cumple, y luego asigna puntos según los factores de evaluación del pliego, como precio, calidad o apoyo a la industria nacional. En esta etapa la entidad puede pedir aclaraciones y que los proponentes subsanen lo que no asigna puntos. El resultado queda en el informe de evaluación, que se publica para que los interesados lo revisen. ## Experiencia acreditada Contratos ejecutados que un proponente puede demostrar ante la entidad para cumplir el requisito de experiencia de un proceso. Para quienes tienen RUP, es la experiencia inscrita en el registro, con el valor de cada contrato expresado en salarios mínimos y sus códigos UNSPSC. El pliego define cuántos contratos se pueden presentar, en qué códigos y qué valor mínimo deben sumar. Una experiencia bien inscrita, con los códigos correctos, amplía los procesos a los que puedes aspirar. Más: [Guía del RUP](https://www.voes.com.co/guias/rup-registro-unico-de-proponentes) ## Garantía de cumplimiento Garantía que el contratista constituye a favor de la entidad para respaldar las obligaciones del contrato. Puede ser una póliza de seguros, una garantía bancaria o un patrimonio autónomo, según lo admita la norma. Suele incluir amparos como el cumplimiento del contrato, el pago de salarios y prestaciones sociales, la calidad del servicio o la estabilidad de la obra. El pliego fija qué amparos se exigen, por qué valor y por cuánto tiempo. Sin su aprobación, el contrato no puede empezar a ejecutarse. ## Garantía de seriedad Garantía que el proponente entrega con su oferta para respaldar que la mantendrá y que, si resulta adjudicatario, firmará el contrato y constituirá las demás garantías. La entidad puede hacerla efectiva si el proponente retira su oferta después del cierre, no firma el contrato sin justa causa o no cumple otros compromisos previstos en la norma. El pliego indica si se exige, su valor y su vigencia. En mínima cuantía, la entidad decide si la pide. ## Indicadores financieros Medidas que muestran la salud financiera de un proponente y que la entidad usa como requisito habilitante. En el RUP aparecen el índice de liquidez, el índice de endeudamiento y la razón de cobertura de intereses, que se calculan a partir de los estados financieros. Cada pliego fija los valores mínimos o máximos que exige, según el tamaño y el riesgo del contrato. Algunos piden además capital de trabajo u otros indicadores. Comparar tus indicadores con los del pliego es el primer filtro antes de preparar una oferta. Más: [Guía del RUP](https://www.voes.com.co/guias/rup-registro-unico-de-proponentes) ## Informe de evaluación Documento en el que el comité evaluador presenta el resultado de la evaluación: qué ofertas cumplen los requisitos habilitantes, cuáles deben subsanar y cuántos puntos obtuvo cada una en los factores de evaluación. Se publica durante el término que fija el cronograma para que los proponentes presenten observaciones, tanto sobre su propia oferta como sobre las de los demás. La entidad responde esas observaciones antes de adjudicar. Leerlo con atención es clave para defender tu oferta a tiempo. ## Interventoría Seguimiento técnico que hace una persona natural o jurídica externa, contratada por la entidad, sobre la ejecución de un contrato. La [Ley 1474 de 2011](http://www.secretariasenado.gov.co/senado/basedoc/ley_1474_2011.html) la prevé cuando el seguimiento requiere conocimiento especializado o cuando la complejidad o extensión del contrato lo justifican; en ciertos contratos de obra es obligatoria. El interventor vigila el cumplimiento técnico y, según su contrato, también aspectos administrativos, financieros y jurídicos. La interventoría se contrata, por regla general, mediante concurso de méritos. ## Lance Cada oferta de precio que un proponente hace durante una subasta inversa. Los proponentes habilitados presentan lances sucesivos a la baja y cada nuevo lance debe mejorar el anterior al menos en el margen mínimo que fija el pliego. La subasta termina cuando nadie mejora el último lance dentro del tiempo previsto, y gana quien ofrece el menor precio. Antes de una subasta, define con claridad tu precio mínimo para no ofertar por debajo de tus costos en el calor del momento. ## Liquidación Etapa en la que la entidad y el contratista hacen el balance final del contrato después de terminada su ejecución. Revisan lo ejecutado, lo pagado y lo pendiente, y acuerdan los ajustes, reconocimientos y saldos para declararse a paz y salvo. Puede ser de mutuo acuerdo, unilateral por la entidad o judicial, dentro de los plazos que fijan el contrato y la [Ley 1150 de 2007](http://www.secretariasenado.gov.co/senado/basedoc/ley_1150_2007.html). El acta de liquidación sirve, además, como soporte de experiencia para futuros procesos. ## Matriz de riesgos Documento en el que la entidad identifica, clasifica, estima y asigna los riesgos previsibles del contrato, es decir, los eventos que podrían afectar su ejecución o su equilibrio económico. Para cada riesgo indica su probabilidad, su impacto, quién lo asume y cómo se trata. Se publica con los documentos del proceso y, en la licitación pública, se discute en la audiencia de riesgos. Revisarla antes de ofertar te permite incluir en tu precio los riesgos que te tocaría asumir. ## Mipyme Micro, pequeña o mediana empresa. En Colombia, el tamaño empresarial se determina según los criterios que fija la norma vigente, basados principalmente en los ingresos por actividades ordinarias y el sector económico. En contratación pública, la [Ley 2069 de 2020](http://www.secretariasenado.gov.co/senado/basedoc/ley_2069_2020.html) y su reglamentación prevén medidas a favor de las mipymes, como convocatorias limitadas y criterios de desempate que las favorecen. Para usarlas debes acreditar tu condición con los documentos que pida cada proceso, así que tenlos listos. Más: [Guía de mínima cuantía](https://www.voes.com.co/guias/minima-cuantia) ## Observaciones Comentarios, preguntas o solicitudes de aclaración que los interesados presentan por escrito a la entidad durante el proceso. Se pueden presentar al proyecto de pliego, al pliego definitivo dentro del plazo previsto y al informe de evaluación. La entidad debe responderlas, y sus respuestas pueden llevar a modificar los documentos mediante adenda. Las observaciones son la herramienta para pedir que se corrija un requisito que limita la participación sin justificación. Preséntalas en el plazo y por el canal del cronograma. ## Oferta Propuesta formal que un proponente presenta para participar en un proceso de contratación. Incluye los documentos que acreditan los requisitos habilitantes, la propuesta técnica, la oferta económica y los formatos que exige el pliego, además de la garantía de seriedad cuando se pide. Debe presentarse antes del cierre, en la forma que indique el proceso, que en la mayoría de los casos es en línea. Una vez presentada, obliga al proponente a mantenerla durante el plazo de validez que fija el pliego. Más: [Cómo licitar con el Estado](https://www.voes.com.co/guias/como-licitar-con-el-estado) ## Orden de compra Documento con el que una entidad compra a un proveedor que ya fue seleccionado en un acuerdo marco de precios o en otro instrumento de agregación de demanda. No abre un proceso nuevo: la entidad elige dentro de las condiciones ya pactadas y emite la orden, que hace las veces de contrato. Para recibir órdenes de compra, tu empresa debe haber sido seleccionada antes en el proceso que dio origen al instrumento, así que conviene vigilar cuándo se abren esos procesos. Más: [Guía de modalidades](https://www.voes.com.co/guias/modalidades-de-contratacion) ## Orden nacional y territorial Clasificación de las entidades estatales según su ámbito. Las del orden nacional, como ministerios, departamentos administrativos, superintendencias o agencias, tienen competencia en todo el país. Las del orden territorial, como gobernaciones, alcaldías, empresas y establecimientos públicos departamentales, distritales y municipales, actúan en su territorio. La diferencia importa porque algunas reglas, como la obligación de comprar por acuerdo marco, aplican de forma distinta a cada orden. Las entidades territoriales concentran muchas oportunidades para empresas regionales. Más: [Licitaciones por departamento](https://www.voes.com.co/licitaciones) ## Plan anual de adquisiciones Documento en el que cada entidad estatal publica los bienes, obras y servicios que espera comprar durante el año. Cada línea trae el código UNSPSC, la descripción, la fecha estimada de inicio del proceso, la duración, la modalidad de selección, el origen de los recursos y el valor estimado. Lo regula el [Decreto 1082 de 2015](https://www.funcionpublica.gov.co/eva/gestornormativo/norma.php?i=77653), que exige publicarlo y actualizarlo al menos una vez al año, y aclara que no obliga a la entidad a hacer esas compras. Es la señal más temprana de una oportunidad. Más: [Guía del Plan Anual de Adquisiciones](https://www.voes.com.co/guias/que-es-el-plan-anual-de-adquisiciones) · [El mercado en cifras](https://www.voes.com.co/mercado-en-cifras) ## Pliego de condiciones Documento que fija las reglas de un proceso de contratación: el objeto, las especificaciones técnicas, los requisitos habilitantes, los factores de evaluación, los criterios de desempate, el cronograma, la matriz de riesgos, las garantías y la minuta del contrato. Es obligatorio para la entidad y para los proponentes, y solo se modifica mediante adenda. En algunos sectores las entidades deben usar documentos tipo, que estandarizan su contenido. Revisa siempre el pliego de cada proceso antes de decidir si te presentas. Más: [Cómo licitar con el Estado](https://www.voes.com.co/guias/como-licitar-con-el-estado) ## Pliego definitivo Versión final del pliego de condiciones, que la entidad publica con el acto de apertura del proceso después de estudiar las observaciones al proyecto de pliego. Recoge los cambios que la entidad aceptó y es la base sobre la que se preparan y evalúan las ofertas. A partir de su publicación, cualquier modificación debe hacerse mediante adenda y dentro de los plazos que permite la norma. Compáralo con el proyecto de pliego para detectar qué cambió antes de armar tu oferta. ## Proyecto de pliego Borrador del pliego de condiciones, también llamado prepliego, que la entidad publica antes de abrir formalmente el proceso. Su objetivo es que los interesados conozcan las reglas con anticipación y presenten observaciones dentro del plazo que fija el cronograma. La publicación del proyecto no obliga a la entidad a abrir el proceso. Es el mejor momento para prepararte y para pedir ajustes razonables, porque después de la apertura los cambios solo llegan por adenda y con menos margen. ## Régimen especial Conjunto de normas propias de contratación que aplican a ciertas entidades públicas en lugar del estatuto general de la [Ley 80 de 1993](http://www.secretariasenado.gov.co/senado/basedoc/ley_0080_1993.html). Entre los casos más conocidos están las empresas de servicios públicos domiciliarios, las empresas sociales del Estado, las universidades públicas y algunas empresas industriales y comerciales del Estado que compiten en el mercado. Contratan según su manual de contratación, pero deben aplicar los principios de la función administrativa y de la gestión fiscal, según la [Ley 1150 de 2007](http://www.secretariasenado.gov.co/senado/basedoc/ley_1150_2007.html). Más: [Guía de modalidades](https://www.voes.com.co/guias/modalidades-de-contratacion) · [Procesos de régimen especial](https://www.voes.com.co/licitaciones/modalidad/contratacion-regimen-especial) ## RUP Registro Único de Proponentes. Es el certificado que expide la cámara de comercio con la capacidad jurídica, financiera y organizacional, la experiencia y la clasificación en códigos UNSPSC de quien quiere contratar con el Estado. Lo crea la [Ley 1150 de 2007](http://www.secretariasenado.gov.co/senado/basedoc/ley_1150_2007.html) y lo reglamenta el [Decreto 1082 de 2015](https://www.funcionpublica.gov.co/eva/gestornormativo/norma.php?i=77653). Se exige en la mayoría de los procesos, salvo excepciones como la contratación directa y la mínima cuantía. Debe renovarse cada año, a más tardar el quinto día hábil de abril, o pierde sus efectos. Más: [Guía del RUP](https://www.voes.com.co/guias/rup-registro-unico-de-proponentes) ## SECOP II Sistema Electrónico de Contratación Pública en su versión transaccional. Es el portal donde las entidades estatales publican sus procesos de contratación y sus planes anuales de adquisiciones, y donde, en la mayoría de los casos, los proveedores presentan sus ofertas en línea. Para participar, tu empresa debe registrarse como proveedor y asociar a los usuarios que la representan. Allí también se publican las adendas, los informes de evaluación y los contratos. Algunas entidades con régimen especial publican por otros medios. Más: [Cómo licitar con el Estado](https://www.voes.com.co/guias/como-licitar-con-el-estado) · [Licitaciones en Colombia](https://www.voes.com.co/licitaciones) ## Subasta inversa Procedimiento de la selección abreviada para comprar bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización, en el que el precio es el factor decisivo. Primero la entidad verifica qué proponentes cumplen los requisitos habilitantes y técnicos; luego estos compiten presentando lances de precio a la baja, de forma presencial o electrónica. Gana quien ofrece el menor precio al cerrar la subasta. Si solo hay un proponente habilitado, la entidad puede adjudicarle cuando su oferta no supera el presupuesto, según la norma. Más: [Guía de modalidades](https://www.voes.com.co/guias/modalidades-de-contratacion) · [Procesos de subasta inversa](https://www.voes.com.co/licitaciones/modalidad/seleccion-abreviada-subasta-inversa) ## Supervisión Seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable y jurídico que la propia entidad hace sobre la ejecución de un contrato, a través de un funcionario designado. La [Ley 1474 de 2011](http://www.secretariasenado.gov.co/senado/basedoc/ley_1474_2011.html) la define y la distingue de la interventoría, que es externa. El supervisor verifica que el contratista cumpla, aprueba los informes que dan lugar a los pagos y puede pedir explicaciones o informar posibles incumplimientos. Tener una relación clara y documentada con el supervisor facilita la ejecución y la liquidación del contrato. ## Unión temporal Forma de asociación en la que dos o más personas presentan una oferta conjunta sin crear una nueva persona jurídica, como en el consorcio. Según la [Ley 80 de 1993](http://www.secretariasenado.gov.co/senado/basedoc/ley_0080_1993.html), los integrantes responden solidariamente por el cumplimiento total de la oferta y del contrato, pero las sanciones por incumplimiento se imponen según la participación de cada uno en la ejecución. Por eso, en el documento de constitución deben señalar los términos y la extensión de la participación de cada integrante, que no se pueden cambiar sin autorización. ## UNSPSC Código Estándar de Productos y Servicios de Naciones Unidas. Es el clasificador que se usa en Colombia para identificar los bienes, obras y servicios en los planes de adquisiciones, en los procesos de contratación y en el RUP. Se organiza en cuatro niveles: segmento, familia, clase y producto, cada uno más específico que el anterior. Elegir bien tus códigos es fundamental, porque las entidades verifican que tu clasificación y tu experiencia coincidan con los códigos del proceso. Pocos códigos correctos valen más que muchos. Más: [Guía del RUP](https://www.voes.com.co/guias/rup-registro-unico-de-proponentes) · [Licitaciones por sector](https://www.voes.com.co/licitaciones) Empieza hoy ## Mira lo que encaja con tu empresa hoy Crea tu cuenta, dinos qué vendes y VOES arma tu primera lista con los procesos y las compras planeadas de tu sector. Agenda una demostración - Recorridos guiados - Acompañamiento en Colombia voes.com.co/dashboard/oportunidades Ya es proceso La compra que seguías ya salió a proceso Sigue explorando Guías para licitar Plan de compras, RUP, modalidades y más Licitaciones en Colombia Por departamento, sector y entidad ¿Qué hace VOES? Anticipa, encuentra, sigue y avisa